O ofício possui a seguinte estrutura: cabeçalho, identificação do expediente, local e data, endereçamento, assunto, vocativo, corpo do texto, fecho e assinatura. A linguagem utilizada no corpo do texto deve ser formal, impessoal, objetiva, clara, concisa e coerente.
O ofício é composto das seguintes partes: número de controle, local e data, vocativo, corpo, anexos, fecho, assinatura do signatário e identificação do destinatário.
Normalmente, um ofício de solicitação inclui o cabeçalho com informações sobre o remetente (quem está enviando o ofício) e o destinatário (quem irá recebê-lo), o corpo do texto, onde é feita a solicitação de forma clara e objetiva, e a despedida, com a assinatura do remetente.
Ele pode ser destinado a alguma autoridade pública, empresa ou mesmo pessoa física, devendo o seu conteúdo ser escrito formalmente e conter argumentos coerentes e consistentes, de forma a justificar a sua finalidade.
O assunto deve dar uma ideia geral do conteúdo do documento, de forma sucinta. Em um documento oficial, é necessário que a sua estrutura contenha introdução, apresentando o objetivo do documento; o desenvolvimento, onde o assunto será detalhado; bem como uma conclusão, de modo a afirmar a posição sobre o assunto.
Assinatura. O documento deve ser finalizado com a assinatura do responsável por sua emissão e seus dados de identificação. No caso de uma pessoa jurídica, quem assina deve informar o seu cargo e o nome da empresa que está representando.
O fecho da comunicação deve ser formatado da seguinte maneira: a) Alinhamento: alinhado à margem esquerda da página; b) Recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda; c) Espaçamento entre linhas: simples; d) Espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada parágrafo; e e) Não deve ser numerado.
Como se inicia um documento formal? Eu, (nome completo), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), (dados necessários para identificação do remetente), residente no endereço (endereço), na qualidade de (posição do remetente), venho, por meio da presente carta, solicitar (pedido e justificativa).
Exemplo: Natal, 01 de setembro de 1997; Após a data e na margem esquerda, vai o endereçamento, com o nome do destinatário, firma ou repartição pública, rua, bairro e cidade. Se for na própria cidade, usa-se a expressão: NESTA. Deixa-se um espaço de pelo menos 7 linhas entre o endereçamento e o início do texto.
Ela vem do latim ex officio, que significa "por lei, oficialmente, em virtude do cargo ocupado". Se diz que o ato de um administrador público ou de um juiz foi "de ofício" quando ele foi executado em virtude do cargo ocupado: sem a necessidade de iniciativa ou participação de terceiros.
Um ofício é um documento que, em geral, tem como objetivo solicitar, comunicar, reivindicar ou notificar de maneira formal sobre um determinado assunto. Esse tipo de documento costuma ser utilizado por locais que precisam ter um registro e controle das notificações enviadas, como as repartições públicas.
OFÍCIO CIRCULAR Nº 0020/2019/CAODPP/PGJ/MPCE Fortaleza, 27 de novembro de 2019. Excelentíssimo(a) Senhor(a) Prefeito(a), Primeiramente, nossas homenagens pelo profícuo desempenho de tão graves misteres.
Escreve-se a palavra anexo à margem esquerda, seguida da relação do que está anexado: Anexo: quadro de horários. Anexa: cópia do documento. Anexas: tabela de horários e cópia dos documentos.
A comunicação oficial é feita em nome do serviço público e em atenção ao interesse público, de modo que o texto deve ser isento de impressões individuais. Para tanto, além da clareza, para se ter a impessoalidade no texto oficial é preciso empregar os pronomes de tratamento de forma adequada e correta.
Como escrever local e data em documentos oficiais?
Quando forem indicados apenas o mês e o ano, escreva o primeiro por extenso e o segundo com todos os algarismos: maio de 1937. Na referência a períodos, utilize hífen: 1995-1998. No fecho de documentos, coloque ponto-final após a data: Florianópolis, 27 de março de 2008.
O ofício é uma forma de comunicação oficial que deve ser utilizada de um órgão para o mundo externo. Ou seja, do IFMS para qualquer instituição (pública/ particular) ou pessoa.
Os ofícios e mensagens eletrônicas expedidos e recebidos, mencionados nos incisos II, III e VI do art. 75, serão conservadas pelo prazo de 1 (um) ano, a partir da data de expedição ou do recebimento pelo ofício de justiça.
Número do ofício: A numeração do ofício tem como finalidade organizar internamente as notificações enviadas com a respostas recebidas. É possível organizar ainda com base nos assuntos de cada ofício. Por exemplo: Ofício para cobranças: COB 001. Ofícios para notificações: NOT 002.
