Consiste em um arquivo de documentos que ajudam a definir as características básicas, permissão de acesso, vínculos e a adição de novos dados. Dessa forma o acesso às informações é facilitado, já que tudo foi escrito e nada será perdido.
O que é uma estrutura de documentos? Falando de forma simples, a estrutura de documentos é a definição de onde cada documento da sua empresa vai estar armazenado. Como se fosse uma espécie de mapa que as pessoas devem seguir para lidar com a informação documentada.
Conforme o Art. 3° da Lei n° 8.159/1991, considera-se gestão de documentos o "conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente".
UWU Go: O futuro da gestão documental na sua empresa (Vídeo Tutorial)
Quais são os 4 tipos de arquivos?
Existem diversos métodos de arquivamento que podem ser utilizados, sendo que 4 tipos são considerados básicos e mais comuns. São eles: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico.
A Organização de arquivos é um serviço que tem como principal finalidade criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas. Isso é possível graças a implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos.
Assim, os documentos podem ser textuais, cartográficos – como plantas e mapas, iconográfico – pinturas, cartazes, filmográficos, sonoros, micrográficos e informáticos ou digitais – doc ou pdf.
As classes de documentos ajudam a organizar e ordenar os documentos que pertencem a um caso. É possível fornecer informações adicionais sobre os documentos designando propriedades à classe de documento.
Os documentos estruturados são aqueles que possuem áreas pré-estabelecidas por campos ou linhas. Isso significa que o mesmo tipo de informação poderá ser localizado sempre na mesma região do documento.
Espécie documental é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Formato é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado.
Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.
Em todo documento devem ser consideradas três ordens de elementos: os elementos materiais (substância, forma e acabamento), os elementos gráficos (textos, imagens reais ou convencionais, notações), os elementos intelectuais.
O tipo documental pode ser identificado como o “atributo de um documento que, originado na atividade administrativa a que serve, manifesta-se em uma diagramação, formato e conteúdo distintivos e serve de elemento para classificá-lo, descrevê-lo e determinar-lhe a categoria diplomática” (VÁZQUEZ, 1987).
Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.
O arquivista pode trabalhar em instituições públicas ou privadas, centros de documentação, arquivos privados ou públicos, instituições culturais, entre outras. O arquivista é o responsável pelo gerenciamento da informação, gestão documental, conservação, preservação e disseminação da informação contida nos documentos.
O ciclo de vida dos documentos começa com a criação, negociação de cláusulas e revisão, assinatura pelas partes, guarda e gerenciamento de documentos, e por fim, a renovação, guarda definitiva ou destruição do arquivo.
A gestão documental é o conjunto de procedimentos técnicos e operacionais referentes às atividades de produção, tramitação, classificação, avaliação e arquivamento dos documentos. Acontece nas fases corrente e intermediária, visando sua manutenção, eliminação adequada ou recolhimento à guarda permanente.
